Английский для бизнеса: формальная переписка
Структура формального письма, комментарии к написанию и полезные фразы
Многие студенты Oxford Street часто задают вопросы о том, как лучше выразить ту или иную идею в письме к иностранным
бизнес-партнёрам, какие слова и языковые модели лучше использовать, чтобы выглядеть грамотными специалистами и
достигнуть желанного результата.
Формальная переписка действительно имеет ряд особенностей и правил, соблюдение которых необходимо, независимо от
национальности ваших партнёров.
Давайте перейдем к делу:
Структура формального письма
| Opening | Начало письма (Шапка) или email. Укажите ваш адрес (emailадрес), дату (месяц, число, год), и имя получателя с полнымназванием компании. Отступите одну строку. | 315 Narava St Eserhazy, NM 87164 June, 25, 2021 Mrs. Shanon Clark Overwatch Villa 7495 Barley Road Baleen, WA 98612 |
| Salutation | Приветствие: На отдельной строке, напишите обращение кВашему реципиенту, если вы не знаете пол, то достаточноуказать полное имя, не указывая Mr. (для мужчин) Mrs. (дляженщин) | Dear Mr. Catlin Dear Mrs. Clark Dear Sir Dear Madam Dear Sir and Madam Dear gentlemen |
| Body | Основная часть: Представьтесь (при первом обращении), илипоблагодарите за предыдущее письмо. Затем выразите основнуюидею вашего письма используя формальные фразы, здесь можноприводить доводы, точку зрения, примеры, описывать вседетали и сложности. Окончание письма (отдельный параграф)должно подытожить всё вышесказанное и выразить вашу цельчётко. Далее, упомяните о том, какие действия вы ожидаетеот кампании-партнёра (при необходимости) |
· We would like to apologize for the (delay,inconvenience…)
· We would appreciate a reply at your earliest convenience
|
| Closing | Окончание: Есть ряд формально принятых фраз по окончанииписьма, фразы помещаются на отдельной строке, после фразставится запятая. | Yours sincerely, (для клиентов) Yours faithfully, (более формальный вариант) |
| Signature | Отступите 4 строки от окончания и напишите Ваше полное имя,отступите ещё одну строку и напишите вашу должность иназвание компании. | |
| Enclosures | Вложения: Если к Вашему письму добавлены вложения исторонние документы, укажите о них в этой части письма. | I am enclosing… You will find enclosed… |