Oxford Street

Волгоград, пр. Металлургов, 30А
ул. Коммунистическая, 21
ул. 8-й Воздушной Армии, 11Б

Английский для бизнеса: формальная переписка

Структура формального письма, комментарии к написанию и полезные фразы

Многие студенты Oxford Street часто задают вопросы о том, как лучше выразить ту или иную идею в письме к иностранным
бизнес-партнёрам, какие слова и языковые модели лучше использовать, чтобы выглядеть грамотными специалистами и
достигнуть желанного результата.

Формальная переписка действительно имеет ряд особенностей и правил, соблюдение которых необходимо, независимо от
национальности ваших партнёров.

Давайте перейдем к делу:

Структура формального письма

Opening

Начало письма (Шапка) или email. Укажите ваш адрес (emailадрес), дату (месяц, число, год), и имя получателя с полнымназванием компании. Отступите одну строку.

315 Narava St

Eserhazy, NM 87164

June, 25, 2021

Mrs. Shanon Clark

Overwatch Villa

7495 Barley Road

Baleen, WA 98612

Salutation

Приветствие: На отдельной строке, напишите обращение кВашему реципиенту, если вы не знаете пол, то достаточноуказать полное имя, не указывая Mr. (для мужчин) Mrs. (дляженщин)

Dear Mr. Catlin

Dear Mrs. Clark

Dear Sir

Dear Madam

Dear Sir and Madam

Dear gentlemen

Body

Основная часть: Представьтесь (при первом обращении), илипоблагодарите за предыдущее письмо. Затем выразите основнуюидею вашего письма используя формальные фразы, здесь можноприводить доводы, точку зрения, примеры, описывать вседетали и сложности. Окончание письма (отдельный параграф)должно подытожить всё вышесказанное и выразить вашу цельчётко. Далее, упомяните о том, какие действия вы ожидаетеот кампании-партнёра (при необходимости)

  • We are writing
  • I am contacting you in order
    • - to inform you that…
    • - to confirm…
    • - to request…
    • - to enquire about
    • · I recently read/heard about…. And would like to know…
  • Having seen your… I would like to…
  • Could you, please, send me…
  • Could you possibly tell/explain/let us have
  • It would be helpful if you could send us…
  • We would appreciate if you….
  • Our company would be pleased to…
  • We are quite willing to…
  • We are pleased to announce that…
  • We regret to inform you that…
  • I’m afraid it would not be possible to…

· We would like to apologize for the (delay,inconvenience…)

  • Please, accept our apologies for…

· We would appreciate a reply at your earliest convenience

  • An early reply would be appreciated

Closing

Окончание: Есть ряд формально принятых фраз по окончанииписьма, фразы помещаются на отдельной строке, после фразставится запятая.

Yours sincerely, (для клиентов)

Yours faithfully, (более формальный вариант)

Signature

Отступите 4 строки от окончания и напишите Ваше полное имя,отступите ещё одну строку и напишите вашу должность иназвание компании.

Enclosures

Вложения: Если к Вашему письму добавлены вложения исторонние документы, укажите о них в этой части письма.

I am enclosing…

You will find enclosed…

Не забывайте, что формальное письмо будет давать общее представление о Вашей компании. Старайтесь отвечать на формальные письма в кратчайшие сроки, чтобы не нарушить этикет переписки. Пересмотрите и перечитайте письмо перед отправлением, исключите орфографические ошибки. Практикуйтесь, общайтесь с иностранными партнёрами и достигайте новых успехов в бизнесе.
Scroll Up